Проводим оформление расходов на мобильную связь
Связь с сотрудником может быть организована разными способами. Ему, к примеру, может быть выдан сотовый телефон, с имеющимся корпоративным сетевым подключением. Или сотруднику выдается СИМ-карта, вставляемая в его личный «мобильник». В некоторых случаях сотрудник использует собственную «трубку» и СИМ-карту, а работодатель компенсирует ему расходы на переговоры.
Естественно, для каждого варианта при расчете налогообложения возникают свои нюансы. Однако мы рассмотрим общий для всех вариантов момент – ведение внутренней документации, которое дает возможность учесть данные расходы при ведении бух учета. А к нюансам разных вариантов вернемся в следующий раз.
Документация
Для грамотной организации оплаты мобильной связи сотрудникам в первую очередь нужно утвердить соответствующий перечень должностей специалистов, которым компания считает необходимым оплачивать телефонные разговоры. С этой целью издается приказ по организации, где помимо перечня «телефонизируемых» должностей приводится обоснование необходимости предоставления связи по каждой должности. Например, делается запись, что мобильная связь экспедиторам необходима для обеспечения своевременного контроля их местонахождения и максимально оперативного нахождения решений в нестандартных рабочих ситуациях.
Следующий шаг – утверждение регламента, в соответствии с которым сотовая связь будет использоваться для служебных нужд. В регламенте должны быть четко оговорены такие моменты, как возможность звонков по служебным надобностям в выходные дни и нерабочие часы, а также указано наличие или отсутствие предельных лимитов. Регламент также устанавливает процедуру оплаты личных переговоров, ведущихся со служебного телефона, формы отчетности за получение и использование сотовых телефонов и СИМ-карт, за выделенные на связь расходы и т.д.
Следует иметь в виду, что для разных должностей могут быть установлены разные правила использования связи. Скажем, курьер может не нуждаться в служебной связи в выходные дни, а экспедитор – наоборот. Чем более подробным и целевым будет регламент и его отдельные положения, тем меньше будет вопросов у налоговиков к специалистам, занимающимся ведением бух учета. Организации также понадобятся документы, свидетельствующие о фактической передаче телефона и СИМ-карты работнику. Для данной цели лучше всего подходит ведомость или регистрационный журнал. В том случае, когда работник пользуется своим телефоном, следует написать докладную записку, заверенную подписью руководителя организации. Можно также оформить договор аренды или ссуды.
Договор и телефонные счета
Наконец, все обосновывающие предоставление служебной связи документы составлены. Однако они только дают основания для учета «телефонных» расходов. Для включения оплаты переговоров в расходы требуется заключение договора с сотовым оператором и предоставленные им счета за переговоры. Договор – дело привычное и понятное, причем, стороной по нему может выступать и организация, и непосредственно работник. А вот со счетами есть определенные сложности.
Налоговая инспекция требует полной детализации счетов. Согласно письму УФНС по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156, счета должны содержать подробную информацию о каждом соединении (номер второго абонента как при входящем, так и при исходящем звонке, время его совершения и длительность). Однако такие услуги стоят дополнительных затрат и могут быть доступны не на всех тарифных планах, особенно в том случае, когда речь идет о собственной СИМ-карте работника. Таким образом, проблема учета расходов при отсутствии детализированного счета может быть довольно серьезной. Впрочем, судебная практика в данном случае становится на сторону налогоплательщика (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/10063-08 от 01.11.08).
Установка лимитов
Разумеется, детализация нужна контролирующим органам для внесения ясности в вопрос, был ли разговор осуществлен действительно в интересах компании-работодателя. Однако и руководство организации тоже нуждается в том, чтобы не сотрудник не тратил выделенные на связь средства в личных целях. Впрочем, полностью выяснить характер всех разговоров представляется делом весьма затруднительным, поскольку даже беседа с родственниками порой связана с производственной необходимостью. Чтобы упростить себе данную задачу работодатель часто устанавливает лимит на «телефонные» расходы, при наличии которого все переговоры в его пределах считаются рабочими. Соответственно, превышение установленного лимита считается использованием связи в личных целях и оплачивается за счет личных средств работника.
Такой подход не избавляет работодателя от обязанности подтверждать производственный характер и экономическую целесообразность расходов на служебную связь. Поэтому и при наличии утвержденного лимита специалистам по бухгалтерскому обслуживанию организаций следует иметь в наличии соответствующие подтверждающие направленность расходов документы. Как говорилось выше, этими документами служат приказ, утверждающий перечень «телефонизированных» должностей, обоснование предоставления услуг связи за счет компании и регламент использования этих услуг. В пакет документов также должны входить составляемые работниками отчеты. Весь пакет документов требуется как при соблюдении лимита на расходы, так и при его превышении.
